Proses Asesmen Kami

Ketika 'kesesuaian' adalah sebuah aspek penting dari LRQA Business Assurance, metodologi kami yang unik ini bisa mengubah asesmen menjadi alat manajemen yang kuat demi memperbaiki dan melindungi kinerja perusahaan. Dengan memahami apa yang menjadi hal penting bagi organisasi dan para pemangku kepentingan Anda, kami membantu Anda meningkatkan sistem manajemen dan bisnis Anda di waktu yang bersamaan.

Pendekatan Business Assurance yang kami lakukan memungkinkan asesmen dilaksanakan tergantung pada seberapa baik sistem anda mengelola dan mengurangi risiko operasional dalam segala aspek (contoh: mutu, lingkungan, atau kesehatan dan keselamatan) dengan masih memastikan kesesuaian pada persyaratan penuh dari standar atau skema yang dipilih. 

"Pendekatan LRQA Business Assurance membantu DB Schenker Malaysia memastikan bahwa kami akan melanjutkan keselamatan rantai pasokan yang kuat. Oleh karenanya melindungi minat perusahaan dan menguatkan rasa percaya diri para pelanggan kami untuk berbisnis dengan kami."

Wolfgang Laabs, Managing Director, DB Schenker Logistics, Malaysia

LRQA Business Assurance dibangun di atas tiga pilar, metodologi berbasis-risiko, surveilans bertema, dan perbaikan berkelanjutan, yang menambahkan nilai asesmen tradisional. Dapatkan informasi lebih lanjut mengenai LRQA Business Assurance. 

Kami menilai sistem manajemen Anda, menerapkan analisa jarak (gap analysis) ketika diperlukan, menastikan bahwa semua sesuai dengan persyaratan standar, skema, dan kriteria asesmen. 

Kami memiliki tiga tahapan asesmen

Tahap 1: Pencarian Fakta

Sebelum melaksanakan asesmen untuk Anda, kami perlu memastikan bahwa Anda siap. Kami lakukan ini di kunjungan pertama kami ke kantor Anda. Umumnya kami melakukan kunjungan tahap 1 ke tempat Anda

Melaksanakan Kunjungan Tahap 1

Selama kunjungan kami akan lakukan:

  • evaluasi terhadap lokasi dan kondisi spesifik perusahaan Anda 
  • diskusi dengan staf perusahaan Anda untuk mengetahui kesiapan Anda untuk kunjungan Tahap 2
  • melihat sejauh mana pemahaman Anda terhadap persyaratan standar dan perkembangan Anda agar sesuai dengan persyaratan tersebut
  • mengumpulkan informasi dari cakupan sistem manajemen Anda, proses dan lokasi perusahaan dan kaitannya dengan aspek regulasi, undang-undang, dan kesesuaian. Contohnya, hal ini bisa termasuk aspek hukum dan lingkungan dari kinerja perusahaan dan risiko yang mengikutinya. 
  • Menyetujui detil kunjungan tahap 2 dan melihat bagaimana kami menugaskan asesor yang tepat ke perusahaan Anda. 
  • Mencoba memahami sistem manajemen dan pekerjaan Anda sehingga kami paham di mana harus berfokus dalam perencanaan kunjungan kedua
  • melihat apakah perusahaan Anda merencakanan dan melaksakanan audit internal dan tinjauan manajemen
  • mengecek bahwa tingkat penerapan sistem manajemen cukup tinggi yang memungkinka kami melaksanakan kunjungan tahap 2. 

Laporan

Kami akan mencatat semua hasil dari kunjungan ini dan mengkomunikasikannya dengan Anda pada akhir kunjungan. Kami akan beritahukan Anda jika ada area yang memungkinkan terjadi temuan di kunjungan audit tahap 2. Jarak antara kunjungan tahap 1 dan tahap 2 akan sangat bergantung pada kesiapan Anda memperbaiki temuan di kunjungan tahap 1, namun batas maksimalnya adalah 90 hari kalender. 

Tahap 2: Asesmen

Sekarang Anda siap untuk asesmen awal. Kunjungan ini akan terjadi di kantor Anda. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi penerapan dan keefektifan sistem manajemen Anda. Kami mengumpulkan bukti bahwa sistem manajemen sesuai dengan standar dan persyaratan sertifikasi lainnya. 

Melakukan Tahap 2 - Kunjungan dan asesmen awal 

Selama kunjungan, tim audit akan mengambil sampel kegiatan perusahaan Anda yang memungkinkan kami membuat keputusan atas penerapan dan keefektifan manajemen sistem Anda. Kami akan mewawancarai staf, termasuk manajemen tingkat atas, dan orang bagian operasional, sehingga kami yakin bahwa sistem telah diterapkan dan dipahami di seluruh bagian organisasi. 

Tim audit akan menganalisa semua informasi dan bukti-bukti yang kami kumpulkan selama dua kali kunjungan (tahap 1 dan 2) untuk memutuskan bahwa semua telah sesuai dengan persyaratan sertifikasi dan bahwa tidak ada lagi ketidaksesuaian yang tertinggal. Tim bisa merekomendasikan langkah perbaikan berdasarkan pengalaman mereka. 

Kami akan menguji sistem manajemen Anda untuk mengetahui beberapa poin di bawah ini:

  • informasi dan bukti tentang kesesuaian terhadap semua persyaratan standar
  • pemantauan, pengukuran, pelaporan, dan peninjauan kinerja terhadap tujuan utama dan target perusahaan.
  • sistem manajemen dan kinerja Anda terhadap kesesuaian hukum
  • pemantauan operasional
  • audit internal dan tinjauan manajemen
  • tanggungjawab manajemen terhadap kebijakan-kebijakan perusahaan
  • tautan-tautan di antara persyaratan standar, kebijakan, tujuan dan target kerja, seluruh persyaratan hukum, tanggungjawab, kompetensi personil, operasional, prosedur, data kinerja dan hasil audit internal

Laporan

Jika kunjungan tahap 2 telah selesai maka tim asesmen akan menuliskan semua temuan di dalam laporan kunjungan. Laporan ini akan mencatat semua hasil asesmen, area perbaikan, dan area ketidaksesuaian yang teridentifikasi dan disetujui. Laporan umumnya akan diberikan kepada Anda pasa saat tim audit kami meninggalkan lokasi audit.

Tahap 3: Kunjungan Pengawasan

Demi memastikan bahwa sistem manajemen Anda tetap efektif, dan untuk menindaklanjuti perkembangan yang telah terjadi sejak kunjungan terakhir kami, maka kami melakukan beberapa kunjungan reguler lagi enam bulan sekali. 

Kunjungan pengawasan (surveillance) bertujuan memastikan bahwa sistem manajemen Anda yang sudah terekomendasi ISO tetap:

  • dijaga
  • dijalankan
  • melakukan perbaikan terus menerus

Kontak sebelum kunjungan

Untuk para klien yang....

a) Telah terbiasa dengan pendekatan ini: Asesor akan mendiskusikan pendekatan baru ini serta cara terbaik memperkenalkannya ke perusahaan Anda, serta menyetujui pertemuan dengan manajemen senior pada saat rapat pembukaan. 

b) Terbiasa dengan pendekatan ini: asesor akan melakukan konfirmasi bahwa tema yang telah dipilih di kunjungan sebelumnya masih relevan dan bahwa orang-orang yang tepat bisa terlibat. Mereka akan menyetujui adanya penyesuakan tema sesuai kebutuhan. 

Jika kunjungan tersebut adalah kunjungan untuk rencana pembaruan sertifikat, maka asesor akan memperkenalkan prinsip-prinsip Ulasan, Pratinjau, dan Perencanaan. 

Mengadakan diskusi dengan manajemen senior

Asesor akan........

  • memberitahu apa yang akan dilakukan pada kunjungan tersebut dan alasannya 
  • menetapkan isu-isu penting dari klien dan pemangku kepentingan dan menentukan tema kunjungan
  • mengidentifikasi di mana sistem manajemen bisa dipakai untuk perbaikan kinerja terkait isu-isu tersebut
  • mendengarkan pandangan Anda mengenai isu-isu tersebut terkait tema yang dipilih dan mengutamakannya dalam audit Anda
  • berdiskusi tentang tujuan masa depan perusahaan Anda dan menentukan tema untuk kunjungan berikutnya

Rencana kunjungan 

Dengan tema yang telah disepakati untuk kunjungan saat ini (atau kunjungan berikutnya) asesor akan mencaritahu departemen, kontrol proses, dan sistem mana yang terkait dengan tema dan bisa dinilai: 

Tema + orang, proses, kontrol, dan sistem yang akan diaudit = Rencana Kunjungan 

Rencana ke depan yang luwer - Merencanakan kunjungan berikutnya harus luwes. Jika situasi berubah, misalnya ternyata ada banyak komplen pelanggan yang masuk, LRQA harus bisa memodifikasi tema kunjungan, atau mengenalkan tema baru, yang bisa menyampaikan isu terkait masalah tersebut ke klien dan para pemangku kepentingan. 

Melaksanakan Kunjungan Audit

Ketika melaksanakan kunjungan audit maka asesor akan:

  • Melakukan audit bertema di area seperti yang direncanakan. Asesor boleh saja melakukannya tidak serupa dengan apa yang sudah direncanakan di awal jika masih relevan terhadap tema
  • Menggukanan penilaian di area untuk mengkonfirmasi bahwa kontrol sistem tetap di tempatnya dan diunakan secara efektif
  • Menetapkan bahwa Anda menggunakan sistem manajemen untuk mengatur dan memperbaiki isu-isu terkait tema yang diangkat. 
  • Melaporkan kelemahan yang terdapat di dalam sistem atau keefektifannya dan menyarankan perbaikan potensial untuk Anda pertimbangkan

Melaporkan hasil kunjungan - Laporan Kunjungan

Laporan kunjungan akan memberitahu Anda tentang:

  • Isi dan kesimpulan hasil diskusi dengan manajemen senior
  • menelusur contoh dari proyek perbaikan jangka panjang
  • mencatat jejak dan bukti yang diaudit, selaras dengan evaluasi dan kesimpulan
  • mencatat semua temuan
  • mencatat kesimpulan menyeluruh mengenai keefektifan sistem manajemen dalam hubungannya dengan tema dan kesesuaiannya dengan persyaratan standar asesmen
  • mengidentifikasi tema dan area untuk kunjungan berikutnya
  • umpan balik untuk manajemen senior 

dalam rapat penutupan asesor akan:

  • memberikan ikhtisar dari temuan dan menyatakan kesimpulannya. 
  • menggarisbawahi di mana sistem manajemen dapat membantu Anda menyampaikan isu-isu yang terkait dengan tema yang dapat memberikan perbaikan
  • mereka akan menjelaskan semua kelemahan dari sistem Anda yang berhubungan dengan tema dan menjelaskan bagaimana kelemahan ini bisa berimbas negatif terhadap bisnis Anda