Memaknai ISO 9001 Versi 2015

Oleh: Hikmat Wijaya (Senior Lead Assessor QMS) 

Photo - Hikmat Wijaya

Untuk keempat kalinya (sejak versi 1987), standar sistem manajemen mutu (SMM) ISO-9001 mengalami perubahan. Saat ini, telah dipublikasikan ISO/DIS-9001 : 2014 yang merupakan tahap ketiga (setelah Working Draft dan Comitte Draft) dari siklus terbitnya sebuah standar oleh badan IOS (International Organization of Standardization). Direncanakan pada bulan Juli 2015 DIS ini akan berubah menjadi FDIS (Final Draft International Standard) yang pada akhirnya disahkan menjadi IS (International Standard) di di bulan September 2015. IS inilah yang akan menjadi rujukan resmi bagi semua industri, konsultan, dan badan sertifikasi untuk penerapan sistem manajemen mutu (SMM).

Secara alamiah, ketika manusia dihadapkan sebuah perubahan, tentunya ia akan merespon perubahan tersebut. Demikian pula yang terdapat dalam standar SMM ini. Berbagai pendapat mungkin timbul sehubungan dengan telah terbitnya draft tersebut. Bagi yang proaktif, tentu melihat perubahan tersebut sebagai sesuatu yang baik dengan pertimbangan bahwa inti revisi sebuah standar adalah untuk perbaikan. Sebaliknya, bagi yang reaktif, mereka bisa saja melihatnya sebagai beban tambahan yang terkadang merepotkan.

Jika melihat isi ISO/DIS 9001:2014, Anda akan melihat bahwa sebenarnya standar ini dirancang untuk perbaikan; dan perbaikan ini tentunya akan dirasakan oleh seluruh pengguna standar (misal: organisasi yang telah disertifikasi). Yang pertama, struktur standar dirancang untuk memudahkan organisasi dalam mengintegrasikan ISO 9001 dengan sistem manajemen lain (misalnya ISO-14001 dan OHSAS-18001). Kedua, penambahan persyaratan baru, misalnya konteks organisasi (eksternal dan internal) yang secara good practice telah banyak dilakukan oleh organisasi besar dan terkenal. Meskipun beberapa organisasi sudah melakukannya, namun dalam proses sertifikasi ISO 9001:2015 hal ini nantinya akan menjadi objek audit. Ketiga, masalah resiko (risk) telah dinyatakan secara eksplisit di dalam draft tersebut. Di draft ini juga disebutkan bahwa organisasi tidak harus mengartikannya dengan membuat sejumlah daftar resiko ataupun menerapkan manajemen resiko. Lebih tepat diartikan dengan risk-based thinking.

Bagi yang pernah membaca atau mendalami ilmu manajemen strategi (strategic management), beberapa persyaratan di dalam ISO/DIS-9001:2014 mungkin tidak terlalu asing. Contoh, istilah konteks organisasi yang dapat disejajarkan dengan lingkungan makro industri. Organisasi perlu secara terus menerus memantau dan meninjau perubahan-perubahan yang terjadi di luar lingkungan industrinya. Dalam draft tersebut ditambahkan penjelasannya, yaitu legal, technological, competitive, market, cultural, social, and economic environments, whether national or international.

Perubahan di dalam aspek-aspek tersebut dapat mempengaruhi organisasi secara positif maupun negatif.  Dalam teori organisasi sebagai organisme, maka organisasi diibaratkan sebagai sebuah organisme yang harus selalu menyesuaikan diri terhadap berbagai perubahaan. Tujuannya adalah untuk bertahan hidup (survival). Demikian pula halnya dengan organisasi yang telah disertifikasi ISO 9001:2008 dan akan diresertifikasi kepada ISO-9001:2015 nantinya. Isu survival tentunya sangat relevan di masa mendatang ketika berbagai dinamika perubahan di luar organisasi semakin cepat. Bagi yang dapat menyesuaikan dengan perubahan, tentunya keberlangsungan (sustainability) organisasi semakin baik.

Konteks organisasi atau lingkungan makro telah lama diperkenalkan dan menjadi bagian dari proses perencanaan bisnis sebuah organisasi.  Bagi yang telah menerapkannya, tentu saja hal ini bukan merupakan hal yang baru. Bahkan, di beberapa organisasi besar, masalah konteks organisasi atau lingkungan makro ini telah dikelola oleh fungsi organisasi itu sendiri. Lain halnya bagi organisasi yang sebelumnya tidak mengenal hal ini. Menurut penulis, belum dijumpai sebuah penelitian di Indonesia mengenai dampak langsung antara adanya proses mengidentifikasi, memantau, dan meninjau konteks organisasi terhadap bisnis atau SMM. Akan tetapi jelas bahwa hal ini telah dipraktekkan oleh organisasi-organisasi besar dalam bentuk rencana bisnis, termasuk BUMN di Indonesia yang didorong oleh pemerintah sebagai salah satu pemegang sahamnya.

Lalu, bagaimana memaknainya?

Jawabannya kembali pada niat atau tujuan organisasi ketika menerapkan dan mensertifikasi SMM-nya. Sebuah survei oleh Pokshinska (2007) menunjukkan salah satu faktor keberhasilan SMM adalah motivasi. Banyak organisasi mensertifikasi sistemnya lebih disebabkan oleh tekanan atau syarat pelanggan dan tidak didasari kesesuaian dengan bisnisnya. Bagi organisasi seperti ini SMM menjadi tidak maksimal dan tidak digunakan sebagai fondasi yang kuat untuk tumbuh dan kemudian menjadi bagian dari kebiasaan. Demi tujuan tersebut organisasi perlu melakukan perubahan, dan tanpa motivasi yang kuat perubahan ini tidak akan tercipta. Oleh karena itu, motivasi internal dan rancangan SMM yang sesuai dengan budaya organisasi memberikan pengaruh yang positif. Merancang SMM harus dimulai dari kebutuhan nyata sebuah organisasi, perhatian utamanya tidak sekedar kepada pemenuhan persyaratan minimal standar saja, tetapi juga terhadap kebutuhan perbaikan berkesinambungan. Ini dapat dicapai jika didasari oleh motivasi internal yang menjamin perbaikan berkesinambungan menjadi berkelanjutan. Jika ambisi dan komitmen sangat rendah maka perhatian untuk perbaikan menjadi kurang.

Jadi, dengan adanya perubahan di dalam draft tersebut, secara implisit mengajarkan orgnanisasi untuk selalu menyesuaikan dengan perubahan. Dan perubahan tersebut pada akhirnya adalah untuk daya tahan dan keberlangsungan. Resep yang jitu untuk mengantisipasi perubahan adalah dengan persiapan yang baik. Dan semakin cepat bersiap diri, maka organisasi menjadi lebih baik dibandingkan organisasi lainnya.*

*Opini pribadi